Как писать деловое письмо на английском

Несмотря на то, что сегодня мы уже не отправляем письма по почте практически никогда, однако, формат письма никак не изменился и просто перешел в цифровой вид. Чтобы подать свое резюме, переписываться с поставщиками товаров, заключать сделки онлайн и вообще вести любую деловую беседу, необходимо уметь и знать, как писать деловые письма. Чуть ниже я подробно распишу и расскажу, из чего именно состоит этот формат, на что обратить внимание и что писать конкретно и в каком стиле.


Зачем вообще нужны деловые письма?

Писать деловые письма на английском языке важно по нескольким причинам:

• Международные коммуникации: Английский язык является одним из самых распространенных языков в мире и широко используется в деловой среде. Письма на английском позволяют общаться с партнерами, клиентами и коллегами из различных стран.
  
  
• Профессионализм: Использование английского языка в деловой переписке создает впечатление профессионализма. Это демонстрирует вашу готовность работать в международной среде и подчеркивает вашу компетентность.
  
  
• Расширение рынков и возможностей: Письма на английском языке помогают расширить вашу аудиторию и открывают доступ к новым рынкам и возможностям.
  
  
• Стандарты и форматы: В мировом бизнесе существуют стандарты и форматы деловой переписки на английском языке, которые облегчают коммуникацию и понимание между партнерами.
  
  
• Профессиональное развитие: Навык написания деловых писем на английском языке является важным элементом профессионального развития. Это может помочь вам продвигаться в карьере и открывать новые возможности для роста.

В целом, письма на английском языке упрощают процесс коммуникации в международной деловой среде и помогают достичь более широкой аудитории. Без умения писать правильно такие письма вы даже не сможете податься на интересующую вакансию с хорошей зарплатой в крупной фирме в англоговорящей стране. Ваше письмо, по факту, является вашим лицом, и если оно написано криво и плохо, то и ожидать от вас ничего хорошего не будут.


Смотрим на стандарт структуры письма

Структура делового письма на английском языке обычно следует стандартному формату, который включает в себя несколько основных элементов. В данной статье мы рассматриваем электронные письма, так как сегодня обычные письма посылаются не так часто. Впрочем, такой формат подходит и для обычных писем. Ниже приведена подробная структура делового письма:

• Заголовок (Header):
  
  • В верхней части письма указываются ваши контактные данные, включая ваше имя, должность (если применимо), компанию, адрес электронной почты и адрес компании при необходимости. Если вы пишите от себя, то указываете только ваши контактные данные и адрес.
    
  • Далее идут данные получателя, включая его/ее имя и адрес электронной почты.
    
    
• Дата (Date):
  
  • После заголовка указывается дата написания письма.
    
    
• Обращение (Salutation):
  
  • Обращение к получателю. Например: "Dear Mr. Smith," или "Dear Sir/Madam," если вы не знаете имя получателя.
    
    
• Введение (Introduction):
  
  • Краткое введение, в котором указывается цель письма и контекст. Например: "I am writing to inquire about..."
    
    
• Основная часть (Body):
  
  • Основная часть письма, где вы излагаете основную информацию или просьбу. Этот раздел может быть разбит на несколько пунктов для более ясного изложения информации.
    
  • Важно представлять информацию логически и последовательно.
    
    
• Заключение (Conclusion):
  
  • Краткое заключение, в котором подводятся итоги или выражается благодарность за внимание к вашему письму.
    
  • Можно также указать следующие шаги или предложить продолжить обсуждение.
    
    
• Прощальная фраза (Closing):
  
  • Формальное прощание. Например: "Sincerely," или "Best regards,".
    
    
• Подпись (Signature):
  
  • Ваша подпись в соответствии с вашим именем.
    
    
• Приложения (Attachments):
  
  • Если к письму прикреплены какие-либо дополнительные документы, это следует упомянуть в конце письма.
    
    
• Копии (CC - Carbon Copies):
  
  • Если письмо отправляется нескольким получателям, вы можете указать это, перечислив адреса электронной почты тех, кто также должен получить копию письма.
    

Структура делового письма на английском языке обычно следует этим основным элементам, обеспечивая понятность и профессионализм в коммуникации. При этом стоит учитывать, что стандарт существует уже давно и не меняется. Достаточно хорошо запомнить формат и вы сможете писать такие письма с закрытыми глазами. А теперь перейдем к каждому пункту отдельно и рассмотрим их подробно.


Адреса и дата

Так как заголовок письма в электронном формате вы указываете в специальном поле при отправке, как и адрес получателя в виде электронной почты, то в самом письме нет никакой необходимости писать эту информацию. Зато есть необходимость указать свое имя, должность, организацию и адрес организации, а также дополнительные контактные данные. Если пишите от себя, то можно опустить все вышеперечисленное, так как ваше имя и должность помещаются в подпись после письма, а контактные данные можно указать после подписи в дополнение.

Тем не менее, если вы отправляете обычное письмо, то придется написать как свою информацию, состоящие из названия фирмы, адреса и контактных данных, так и контактные данные получателя, то есть его имя, должность, название компании, и адрес вплоть до индекса и страны. При отсутствии какой-то информации, ее просто опускают. Если письмо пишется компании, то указывается данные компании и адрес.

Свою информацию при этом обычно размещают в верхнем правом углу, а информацию получателя сразу после своей информации с левой стороны. Впрочем, никто не мешает вам поместить все с левой стороны, так как на этот счет стандарт не дает никаких строгих инструкций. Хотя в США принято свою информацию писать слева.

Что же касается даты, которая идет сразу после вашей информации, то ее надо указывать в том формате, который является правильным для получателя. Я напомню, что в США дата пишется, начиная с месяца, затем день и год. В тоже время британцы пишут дату с числа, затем месяц и год. В других странах даты могут отличаться кардинально по написанию, поэтому стоит заранее проверить в интернете, чтобы не допустить ошибки и не вызвать путаницу.


Как обратиться к получателю правильно

Обращение в деловой переписке на английском языке играет важную роль в создании профессионального впечатления. Ниже приведены некоторые стандартные варианты обращений на английском языке, которые можно использовать в зависимости от степени знакомства с адресатом и контекста письма:


Формальное обращение:

• Dear Mr. [Фамилия]: Используется, когда вы знаете фамилию получателя.
  
• Dear Ms. [Фамилия]: Аналогично, но используется для женщин.
  
• Dear Mrs. [Фамилия]: Для замужних женщин.
  
• Dear Dr. [Фамилия]: Если получатель имеет степень доктора.
  
• Dear Sir/Madam: Используется, когда вы не знаете имя получателя.
  
• To whom it may concern (Кому это может быть интересно): это еще один вариант формального обращения в деловой переписке на английском языке, который используется, когда вы не знаете имя получателя или когда ваше письмо адресовано неопределенной аудитории. Это обращение может быть уместным, например, при написании письма для официальных запросов, заявок или жалоб.
  
• Dear Team/Colleagues: Если письмо адресовано всему коллективу или группе сотрудников.
  
  

Неформальное, но вежливое обращение:

• Dear [Имя]: Используется, когда вы знакомы с получателем и находитесь на более дружественной основе.
  
• Hello [Имя]: Также можно использовать в неформальных ситуациях, когда общение менее официально.
  

Стоит также отметить, что в американском и британском английском есть разница в написании формальных обращений. Например, в Великобритании не принято ставить точку после Mr, Mrs, Ms, а вот после имени ставится запятая, отделяя обращение от остального. В тоже время в США точка ставится, а после обращения идет двоеточие. То есть придется адаптироваться даже в таких мелочах, чтобы выглядеть эрудированным и профессиональным.

Важно помнить, что правильный выбор обращения в деловом письме помогает создать хорошее впечатление и поддерживает профессиональную атмосферу коммуникации.


Подводка к основной части и основная часть

Под подводкой к основной части имеется ввиду введение в тему. На самом деле все вступления уже давно превратились в фразы-клише, которые просто надо заучить наизусть для каждой ситуации. Тогда вы просто пишите фразу-клише и затем то, что вы хотите узнать, предложить и так далее под каждую ситуацию. Я предоставлю вам небольшой список таких вводных фраз, но их достаточно много. Остальное можно найти в интернете при необходимости. Итак:

• Запрос информации/уточнений:
  
  • "I am writing to inquire about..." (Я пишу с запросом о...)
    
  • "I am writing to request further information about..." (Я пишу с запросом дополнительной информации о...)
    
  • "I am reaching out to obtain more details regarding..." (Я обращаюсь для получения дополнительных деталей относительно...)
    
    
• Предложение сотрудничества/партнерства:
  
  • "I am writing to explore potential opportunities for collaboration between our companies." (Я пишу для изучения потенциальных возможностей сотрудничества между нашими компаниями.)
    
  • "I am reaching out to discuss potential partnership opportunities between our organizations." (Я обращаюсь, чтобы обсудить потенциальные возможности партнерства между нашими организациями.)
    
  • "I am writing to propose a mutually beneficial partnership between our firms." (Я пишу, чтобы предложить взаимовыгодное партнерство между нашими фирмами.)
    
    
• Подача заявки/просьбы:
  
  • "I am writing to formally submit my application for the [position/title]." (Я пишу, чтобы официально подать заявку на [должность/название].)
    
  • "I am reaching out to request [specific favor/request]." (Я обращаюсь с запросом на [конкретную просьбу/запрос].)
    
  • "I am writing to request your consideration for [specific opportunity/request]." (Я пишу с просьбой о вашем рассмотрении [конкретной возможности/запроса].)
    
    
• Выражение благодарности:
  
  • "I am writing to express my sincere gratitude for..." (Я пишу, чтобы выразить искреннюю благодарность за...)
    
  • "I wanted to extend my heartfelt thanks for..." (Я хотел бы выразить искреннюю благодарность за...)
    
  • "I am reaching out to convey my appreciation for..." (Я обращаюсь, чтобы выразить свою признательность за...)
    
    
• Уведомление/объявление:
  
  • "I am writing to inform you that..." (Я пишу, чтобы проинформировать вас, что...)
    
  • "I wanted to notify you that..." (Я хотел бы сообщить вам, что...)
    
  • "I am reaching out to announce that..." (Я обращаюсь, чтобы объявить, что...)
    
    
• Вступление в контакт/представление:
  
  • "I am writing to introduce myself and to express my interest in [specific topic/project/etc.]." (Я пишу, чтобы представиться и выразить свой интерес к [конкретной теме/проекту и т. д.].)
    
  • "I am reaching out to make your acquaintance and discuss potential opportunities for collaboration." (Я обращаюсь, чтобы познакомиться и обсудить потенциальные возможности для сотрудничества.)
    
  • "I wanted to introduce myself and initiate contact regarding [specific purpose]." (Я хотел бы представиться и установить контакт относительно [конкретной цели].)
    
    
• Для ответных писем:
  
  • "Thank you for your prompt response to my previous inquiry." (Спасибо за оперативный ответ на мой предыдущий запрос.)
    
  • "I appreciate your quick reply regarding..." (Я ценю ваш быстрый ответ относительно...)
    
  • "I am writing to follow up on our recent correspondence regarding..." (Я пишу, чтобы продолжить нашу недавнюю переписку относительно...)
    
  • "Thank you for getting back to me so promptly." (Спасибо за быстрый отклик.)
    
    
• Для писем-жалоб:
  
  • "I am writing to bring to your attention a matter of concern regarding..." (Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к вопросу, касающемуся...)
    
  • "I regret to inform you that I have encountered an issue with..." (Мне жаль сообщить вам, что я столкнулся с проблемой...)
    
  • "I am writing to express my dissatisfaction with the level of service provided." (Я пишу, чтобы выразить свое недовольство уровнем предоставляемого сервиса.)
    
  • "I am reaching out to address a problem that arose during my recent experience with [product/service]." (Я обращаюсь, чтобы решить проблему, которая возникла во время моего недавнего опыта с [продуктом/услугой].)
    

Таким образом, вы плавно введете в курс проблемы или дела и тогда начинается уже основная часть.


В основной части старайтесь не писать тонну текста. Если вы способны уложить суть в 1-2 абзаца, чтобы не утомлять читателя деталями, то это будет просто отлично! При этом соблюдайте логику повествования и вежливый тон, который не будет конфликтовать с остальными частями письма.


Заканчиваем письмо и ставим подпись

Заключение любого письма должно подводить к закономерному выводу после всего вышеперечисленного. В зависимости от ситуации и темы письма я предлагаю вам несколько вариантов того, что можно написать:

• Просьба о действии:
  
  • "I kindly request your prompt attention to this matter." (Я любезно прошу вас оперативно обратить внимание на этот вопрос.)
    
  • "Could you please review and provide feedback at your earliest convenience?" (Не могли бы вы, пожалуйста, ознакомиться и дать обратную связь при первой возможности?)
    
  • "Please let me know your thoughts on this by [deadline/date]." (Пожалуйста, дайте мне знать ваши мысли по этому поводу к [срок/дата].)
    
    
• Ссылки на приложения:
  
  • "Attached, please find the [document/file] for your review." (В приложении вы найдете [документ/файл] для вашего ознакомления.)
    
  • "For your convenience, I have attached [document/file]." (Для вашего удобства, я прикрепил [документ/файл].)
    
  • "You can find more details in the attached [document/file]." (Более подробную информацию вы найдете в приложенном [документе/файле].)
    
    
• Напоминания:
  
  • "Please remember to..." (Пожалуйста, не забудьте...)
    
  • "Just a friendly reminder that..." (Просто напоминаю, что...)
    
  • "Don't forget to..." (Не забудьте...)
    
    
• Предложения о помощи:
  
  • "Please let me know if you need any further assistance." (Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна дополнительная помощь.)
    
  • "I am here to help if you require any additional support." (Я здесь, чтобы помочь вам, если вам нужна дополнительная поддержка.)
    
  • "Feel free to reach out if you have any questions or concerns." (Не стесняйтесь обращаться, если у вас возникнут вопросы или замечания.)
    
    
• Пожелания дальнейшего общения:
  
  • "I look forward to hearing from you soon." (С нетерпением жду вашего ответа в ближайшее время.)
    
  • "I hope to continue our conversation in the near future." (Надеюсь продолжить наше общение в ближайшем будущем.)
    
  • "I am eager to discuss this matter further with you." (С нетерпением жду возможности обсудить этот вопрос подробнее с вами.)
    
    
• Срочные вопросы:
  
  • "Your prompt attention to this matter would be greatly appreciated." (Мы будем очень признательны за ваше оперативное внимание к этому вопросу.)
    
  • "I kindly request your urgent response to..." (Я любезно прошу вас срочно ответить на...)
    
  • "I need your immediate assistance with..." (Мне нужна ваша немедленная помощь с...)
    
    
• Извинения:
  
  • "I apologize for any inconvenience this may cause." (Прошу прощения за возможные неудобства.)
    
  • "I regret any misunderstanding that may have occurred." (Сожалею о возможном недопонимании.)
    
  • "Please accept my apologies for any inconvenience caused." (Прошу принять мои извинения за возможные неудобства.)
    
    
• Благодарности:
  
  • "Thank you for your attention to this matter." (Спасибо за ваше внимание к этому вопросу.)
    
  • "I appreciate your time and consideration." (Я ценю ваше время и внимание.)
    
  • "Many thanks for your assistance in this regard." (Большое спасибо за вашу помощь в этом вопросе.)
    

После заключения идет уже подпись, и она также зависит от темы письма и заключения. Таким образом, подпись может быть такой:

• Формальная подпись:
  
  • Best regards,
    
  • Sincerely,
    
  • Yours faithfully,
    
    
• Подпись с благодарностью:
  
  • Thank you,
    
  • With gratitude,
    
  • Appreciatively yours,
    
    
• Личная подпись:
  
  • Warm regards,
    
  • Kind regards,
    
  • With best wishes,
    
    
• Профессиональная подпись:
  
  • Respectfully,
    
  • Cordially,
    
  • Yours truly,
    
    
• Подпись с надеждой на будущее общение:
  
  • Looking forward to hearing from you,
    
  • Hope to hear from you soon,
    
  • Anticipating your response,
    
    
• Подпись с уважением:
  
  • Respectfully yours,
    
  • With respect,
    
  • Regards,
    
    
• Подпись с искренними пожеланиями:
  
  • Best wishes,
    
  • Warmest regards,
    
  • With warm regards,
    
    

И после такой подписи вы уже можете написать свое полное имя и должность, если она имеется. В том числе можно указать с должностью еще и название компании. Если же вы указали все это в начале письма, то можно обойтись просто полным именем, однако, должность можно все равно указать.

Идиомы с глаголом to study

Идиомы с глаголом to study в составе достаточно редки. Именно поэтому найти их будет крайне проблематично. Парочку я предоставлю тут, и вы сможете заучить и их:

• Study the ropes (Изучать основы):
  
  • It takes some time to study the ropes of a new job. (Изучение основ новой работы требует времени.)
    
    
• Study the lay of the land (Изучать обстановку, ситуацию):
  
  • Before making any decisions, it's important to study the lay of the land. (Перед принятием решений важно изучить обстановку.)
    
    
• Study the small print (Внимательно читать мелкий шрифт):
  
  • When signing a contract, always take the time to study the small print. (При подписании контракта всегда уделяйте внимание мелкому шрифту.)
    
    
• Study the ins and outs (Понимать все детали):
  
  • It's essential to study the ins and outs of a project before starting it. (Важно понимать все детали проекта перед его началом.)
    
    

Таким образом, с глаголом обучения и изучения мы завершили наше исследование. Надеюсь, теперь вы понимаете его лучше.